En vädjan och information om störning i HCP och bokningssystemet

En vädjan och information om störning i HCP och bokningssystemet

Här nedan, se ett brev från Annica Lundström och Bosse Bengtsson Svenska Golfförbundet om de stora problem som är just nu kopplat till golfens IT-system och hur det påverkar handicap och tidsbokning.

Telefonen har gått varm hos oss i receptionen med krav på att vi ska lösa problemet vilket vi naturligtvis inte kan då det är centralt relaterat och helt utanför vår kontroll.

Jag vädjar också till er med tanke på vårt hårda speltryck, om ni inte har ett ärende som måste lösas på stört, maila in till oss på info@ojestrandgc.se så återkommer vi till er.

Som klubbchef har jag har ansvar för allas arbetsmiljö och det har varit ansträngande för oss då många som ringt varit väldigt arga, på oss.

Jag vädjar, alla är hårt pressade, det spelas golf som aldrig förr, hos alla. Vi sitter alla i samma båt.

Med det sagt, ge oss ett vänligt leende, berätta när ni tycker vi gör ett bra jobb, vi gör allt för att ge er den bästa service vi kan.

Er klubbchef Ulrika Westin

 

”Våren har varit utmanande på många sätt. I skuggan av coronapandemin har trycket på SGF:s IT-utveckling varit väldigt stort. Projektet GIT Online i sig är omfattande, men tillkommande projekt som ”Grönt Kort i Min Golf” och Världshandicapsystemet (WHS) i kombination med många driftstörningar har pressat organisationen till det yttersta.

Särskilt komplex har implementeringen av det nya handicapsystemet, WHS varit. Periodvis har alla interna och externa resurser varit involverade i arbetet med WHS. De IT-relaterade störningarna i kombination med en rekordtidig och explosionsartad säsongstart har också lett till att våra supportresurser formligen översvämmats av ärenden.

Framåt sommaren har vi fått ett växande problem med instabilitet och svarstider i allt som rör tävling. Enstaka fel skapar följdfel som syns i att olika uppgifter om spelarnas handicap visas i GIT/Min Golf och att bokningsmailen försenas i många timmar. Tidbokningen har genomgående fungerat och kunnat hanterat de stora volymerna av bokningar.

Helgen 4-5 juli kulminerade problemen i ett totalt driftstopp på måndagsmorgonen.

Vi är djupt självkritiska och ärligt förbannade över ett halvår fyllt av sammantaget mycket bristfälliga leveranser. Tyvärr finns det inga enkla eller snabba lösningar. Vi måste därför vara beredda på att sommaren blir jobbig för alla i Golfsverige.

Störningskällorna i systemet

GIT Tävling ( problemkällor):

-Den allvarligaste störningen handlar om dåliga svarstider med därtill hörande tapp av data och att det är svårt att logga in.

GIT Tävling är den svenska versionen av GolfBox Tournament. Systemet körs från dataservrar i Danmark för alla länder som använder GolfBox Tournament. Parallellt hanterar GolfBox även WHS för bl.a. Sverige, Danmark, Norge och Island samt tidbokning och medlemmar för flera av dessa länder (inte Sverige).

Golfintresset peakar i samtliga länder. Trafikmängderna är förhållandevis lika extrema i Danmark som i Sverige. Överbelastningen har dessutom påverkats av hårdvaruproblem.

GolfBox har lagt alla sina tillgängliga resurser på att bygga ut serverhallen och trimma systemen. Driften har blivit stabilare men påverkas också negativt av andra störningar i GIT.

Tävlingshandicap (ETH) avskaffades genom införandet av WHS. Det går alltså inte längre att ställa krav på att tävlingsdeltagarna har minst 4 registrerade ronder. Funktionen finns kvar i GIT Tävling för att användas av de länder som inte har gått över till WHS. Se till att kontrollen för ETH är avslagen på alla era tävlingar – den fungerar alltså inte i Sverige!

Nya handicapsystemet WHS

På SGF underskattade vi arbetsmängden och komplexiteten och vi underskattade definitivt hur väl golfspelarna skulle ta till sig systemet. Övergången till WHS i mars gick bra men slukade enormt mycket utvecklingsresurser och försenade mycket annat arbete som vi nu ser konsekvenserna av.

I april gick golfarna från att tidigare knappt registrera en handicaprond till att registrera i stort sett varenda spelad rond. Volymerna gick snabbt upp i över 40 000 – 50 000 ronder per dag. Det blev under påskhelgen uppenbart att de nattliga beräkningarna av PCC, och under sommaren 70 000+ golfspelares handicap, inte var en hållbar lösning. Tidsfönstret var för snävt och felkällorna för många.

I början av maj beslöt vi att överge PCC-beräkningarna och istället räkna ut golfspelarnas handicap direkt vid registreringen. Efter denna förändring har WHS rent tekniskt fungerat mycket bättre. Förändringen har också uppskattats stort av golfspelarna som får ett snabbt svar på hur handicapen ändrats.

De pedagogiska utmaningarna finns emellertid kvar. Undantagsreglerna är svåra att förklara och uppfattas alltid som ”fel i GIT”. Det finns kombinationer av handicapresultat som kan generera tokiga handicap. Manuella justeringar är fortfarande en stor utmaning för såväl tekniken som för klubbarna som ska göra dessa i GIT. Varje enskilt supportärende kräver dels en regelanalys för att fastställa om handicapen är korrekt, dels en teknisk analys om huruvida rätt och tillräckliga uppgifter visas och förklaras i GIT Online och Min Golf.

Vi är övertygade om att WHS är ett långsiktigt bra och bättre handicapsystemet, men det kommer att ta den här, och säkerligen även nästa säsong, innan vi har full stabilitet och en mer pedagogisk och informativ redovisning i GIT Online och Min Golf.

Min Golf

Generellt sett fungerar Min Golf mycket bra. 64 % av alla ronder har bokats via Min Golf. Till detta kan läggas över en miljon handicapronder. Emellanåt uppkommer störningar som resulterar i serverstopp eller att det blir svårt/segt att logga in på sajten.

Planen var att under våren åtgärda störningskällorna men det jobbet har tvingats läggas åt sidan på grund av arbetet med WHS och följdkonsekvenserna med slingväxling, webbetalning och GIT Tävling.

Störningar i utskicket av bokningsbekräftelser och andra mail

Det skickas årligen över 18 miljoner bekräftelsemail via GIT. Under vintern flyttades själva mailtjänsten till en ny leverantör. Även det här projektet har varit tidsödande och krävt avsevärt mer projektledning från SGF:s sida än vad som funnits rent resursmässigt.

Utvecklingsarbete fick skalas ner vilket lett till att vissa i sig självklara utskick som ”markörsmailet” helt enkelt inte hans med under våren. Detsamma gäller innehåll som klubbens avbokningsregler. Utskicken har överlag annars fungerat.

Hösten med GIT

Alla delar och leveranser måste bli mycket bättre. Systemet ska vara stabilt även på den höga användningsnivå som följt i spåren av ett ökat golfande i Skandinavien. Svarstiderna i supporten måste kapas. Arbetsmängden för supporten är direkt avhängig kvaliteten på leveranserna.

Förbundsstyrelsen har beslutat att GIT kommer att tillföras extra utvecklingsresurser under hösten och vintern 2020 för att kompensera för all den arbetstid som lagts på WHS. Resursernas finansieras inom SGF-koncernens samlade budget och kapital.

Felrättningar och stabilitetshöjande åtgärder kommer inledningsvis att prioriteras före nyutveckling, men planen är att under våren driftsätta GIT Online med menystryktur och alla vardagsfunktioner för medlemshantering, tidbokning, WHS och BI/Statistik.

Bästa hälsningar,

Annica Lundström och Bosse Bengtsson

Svenska Golfförbundet